Отчитане на материалните запаси в бюджетните организации

Отчитането на материалните запаси в бюджетния сектор се извършва съгласно НСС2 /2002 год. и указанията на Дирекция „Държавно съкровище“ на Министерство на финансите. Счетоводното отчитане на СМЗ се извършва по историческа цена (доставна стойност).Стандарта дава указания за:

• Определяне на историческа цена;
• Последващо признаване на историческата цена за разход;
• Всяко намаление на историческата цена до нетна реализируема стойност;
• Методите за отписване на отчетната стойност, съгласно които се определят разходите на СМЗ

Стоково-материални запаси са: краткотрайни материални активи под формата на материали придобити с цел влагане в производствен процес, продукция произведена в предприятието с цел продажба, стоки придобити чрез покупка предназначени за продажба, незавършено производство, инвестиция в материален запас-материални запаси придобити за инвестиционни цели, а не с цел използване.

Класификация на СМЗ

В бюджетните организации класификацията на СМЗ се извършва съобразно заложените в СБО сметки, които от 01.01.2014 год са:

• 3010 Незавършено производство;
• 3020 Материали;
• 3030 Продукция;
• 3040 Стоки;
• 3100 Млади животни и животни за угояване;
• 3210 Запаси на държавния резерв;
• 3220 Изкупена продукция;
• 3330 Конфискувани и придобити от обезпечения материални запаси;

НСС 2 не се прилага за материални запаси на производители от земеделието, животновъдството, горското стопанство. За такива материални запаси е приложим НСС41 и в тази връзка отчитаните обекти в сметка 3100 не попадат под разпоредбите на НСС2. Доколкото сметка 3010 е възможно да отчита материали възникнали на база договори за строителство също няма да попаднат в обхвата на НСС2.

Оценка на СМЗ

Стоково-материалните запаси се оценяват по по-ниската от доставната и нетната реализирауема стойност (предполагаема продажна цена в нор- малния ход на стопанската дейност, намалена с необходимите разходи за довършване на производствения цикъл и разходите необходими за осъществяване на продажбите), като разликата се отчита като други раходи за дейността. Съгласно т.2.3 от ДДС 20/2004 год в края на годината се извършва преоценка на СМЗ.

Сметката, която се използва за отчитане на разликите от преоценка от 2014 год. е 7802 Преоценка на МЗ. Оцеката до нетна реализируема стойност се извършва в края на годината. Ако отчетната стойност е по-висока от нетната реализируема стойност стойността се намалява до нетна реализируема. Ако един СМЗ е намален до нетна реализируема стойност и в последствие условията за това намаление вече не са на лице се предприема увеличение. Съгласно т.11.3 от НСС2 това увеличение не може да бъде по-голямо от стойността, която са имали преди обезценката им до нетна реализируема стойност.

Комисията решава, да ги включи в протокола за обезценка на СМЗ до нетна реализируема стойност. Счетоводната операция, която са взели в счетоводството е:

Д-т с/ка 7802/К-т с-ка 3020 1500 лв.

Текущо през следващата година са използвани половината от тези материали и са изписани текущо за 750 лева. В края на годината е установено, че поради високата стойност на инфлацията за тази година стойността на материалите е 1900 лв. и материалите са преоценени. Счетоводната статия е:

Д-т с/ка 3020/К-т с/ка 7802 750 лв.

т.е. стойността на материалите е възстановена до стойността, която щяха да бъдат , ако не бяха обезценявани.

Доставна стойност на СМЗ

При доставка СМЗ се завеждат по доставна стойност, която включва разходите при закупуването:

• Покупна цена;
• Вносни мита и такси;
• Невъзстановими данъци и акцизи;
• Разходите по доставката и други разходи, които допринасят до довеждането на материала до вид за използване (транспортни, товаро разтоварни, монтаж и пробна експлоатация) ;

Себестойност на продукцията

Както вече беше посочено в обхвата на СМЗ се включва и произведената от предприятието продукция. В себестойността на продукцията се включват разходите за преработка, които са:

• Разходи пряко свързани с произвежданите продукти;
• Систематично начислявани постоянни (не зависят от обема на произведената продукция например: наем на производственото помещение) и променливи общопроизводствени разходи (зависят от обема на произведената продукция);

Разпределението на общопроизводствените разходи се извършва в зависимост от вида им: постоянните разходи се разпределят на база нормалния капацитет на производствените мощности, а променливите – на база произведена продукция. Отчитането на себестойността на продукцията в бюджетните организации се извършва съгласно т.50 от ДДС 20/2004 год.. Разходите за производство най-напред се отчитат по гр.60-разходи по икономически елементи. В края на всеки месец (задължително в края на тримесечие се определя себестойността на произведената продукция) се взема счетоводната статия:

Д-т с/ка 3010 /К-т с/ка 6503 – отчитане на незавършеното производство

Д-т с/ка 3030/К-т с/ка 3010 – отчитане на готовата продукция

Трябва да отбележим, че в счетоводната политика на бюджетната организация задължително трябва да бъде определен начина на отчитане и метода на определяне на себестойността на продукцията – посочват се видовете разходи и начина на разпределение на непреките разходи.

Отписване на СМЗ

В НСС2 са определени методите на отписване на СМЗ, както следва:

• Препоръчителен подход-СМЗ се отписват по конкретно определена стойност, когато тяхното потребление засяга конкретни партиди производства, проекти или клиент;
• Когато няма условия за прилагане на конкретно определена стойност се допуска използването на един от следните два подхода: FIFO (първа входяща- първа изходяща) или средно претеглена стойност
• Допустим алтернативен подход: LIFO (последна входяща-последна изходяща)

До 01.01.2014 год. материалите се отчитаха като наличности по няколко счетоводни сметки 3020, 3021, 3022, ..3029. След тази дата в СБО е предвидена само сметка 3020. Сметките за отчитане на разхода на материали е както следва:

• 6010 Разходи за горива, вода и енергия;
• 6011 Разходи за канцеларски материали;
• 6012 Разходи за храна;
• 6013 Разходи за медикаменти и лекарства;
• 6014 Разходи за учебни материали и помагала;
• 6015 Разходи за постелен инвентар и работно облекло;
• 6016 Разходи за строителни материали;
• 6017 Разходи за консумативи и резервни части за хардуер;
• 6018 Разходи за други резервни части;
• 6019 Разходи за други материали;

Счетоводната статия за изписване на разхода на материали за текущо потребление:

Д-т с-ка 601Х /К-т с/ка 3020 – ако материала е на склад

Или

Д-т с/ка 601Х /К-т с/ка 4010, 45ХХ , 50ХХ, 7500- ако е вложен в употреба директно

Много често в практиката при закупуване на материали с директна реализация, в счетоводните системи се завеждат транзитно през сметката за материали 3020, т.е

Д-т с/ка 3020/К-т с-ка 7500 и веднага се изписват:
Д-т с/ка 601Х/К-т с/ка 3020.

Бихме искали да отбележим, че от счетоводна гледна точка това утежнява отчетността и не е необходимо да се извършва, освен ако не е наложено чрез вътрешен нормативен акт, като например – счетоводна политика и методология на първостепенен разпоредител.

Възстановени разходи

В дейността на бюджетните организации се случва веднъж отчетени разходи за материали да бъдат възстановени от други организации, като за тази цел разхода се преобразува като вземане от съответната организация. Отчитането на възстановените разходи се извършва по кредита на съответната разходна сметка.

В зависимост от начина на организиране на документооборота в предприятието в случая има два варианта.

Първи вариант: заедно с фактурата за ел.енергия счетоводителят разполага и с отчет от електромера на наемателя YY. В този случай чуждата ел. енергия може да бъде отчетена директно като вземане. Счетоводната статия е:

Д-т с/ка 4887 1000 лв.
Д-т с/ка 6010 1400 лв.
К-т с/ка 4010 ; 7500; 5013

Втори вариант: отчета на електромера на наемателя YY не е наличен при осчетоводяване на фактурата. Той се осчетоводява на по-късен етап. Счетоводните статии са:

Д-т с/ка 6010/ К-т с/ка 4010 ; 7500; 5013 2400 лв – фактура за ел.енергия;
Д-т с/ка 4887/ К-т с/ка 6010 1000 лв. – отчет електромер на наемател YY;

Залози и обезпечения чрез СМЗ

При определени сделки бюджетното предприятие може да предостави в залог или като обезпечение на задължение по реда на особените залози свои СМЗ. В този случай самите СМЗ продължават да се отчитат в раздел 3 от СБО и пряко с тях не се извършват никакви счетоводни записвания, но допълнително се вземат счетоводни статии по задбалансовите сметки 9231 или 9233 за отчитане на залога/обезпечението по справедлива стойност на СМЗ.

• Предоставени в залог: Д-т с/ка 9989/К-т с/ка 9231
• Обезпечени задължения по реда на особените залози: Д-т с/ка 9989/К-т с/ка 9233

Сметки 9231 и 9233 трябва да бъдат организирани по видове СМЗ и вида на залога.

Липси и брак на СМЗ

Отчитането на липсите и начетите на материалните запаси и другите активи се извършва, като се има предвид следното:

• Изписва се цялата ст-ст по Д-т с/ка 6993 (сметка от 2014 г), независимо дали е по вина на МОЛ или не;
• Ако е по вина на МОЛ се записва вземане : Д-т с/ка 4213/К-т с/ка 7198
• Ако липсата е от неизвестен извършител: Д-т с/ка 9289/К-т с/ка 9981

Покупка на СМЗ

При покупката на СМЗ вариантите на счетоводни записвания зависят от статута на доставчика- дали той е бюджетна организация или не и също така дали покупката е с голяма по обем отстъпка. Разграничението спрямо доставчиците се извърши с ДДС 14/2013 год. Докато изискването за отчитането на голямата по обем отстъпка е от ДДС 20/2004 год. Счетоводните статии са, както следва

• Покупка от небюджетна организация
  Д-т с/ка 3020/К-т с/ка 4010
• Покупка от бюджетна организация
  Д-т с/ка 3020/ К-т с-ка 4523,4548,4599 Д-т с/ка 4970/К-т с/ка 6081
• При плащането
  Д-т с/ки гр.75/К-т с/ки гр.50,7500 Д-т с/ки гр.45/К-т с/ка 4970
• Покупка със значителна по обем отстъпка (например над 50%) Покупката със значителна по обем отстъпка, когато това не е обичайна политика на контрагента и не е част от негова рекламна кампания, а е направена целенасочено за бюджетната организация и я облагодетелства, тази транзакция трябва да бъде отчетена чрез въвеждане на счетоводна статия и признаване на приход за организацията. Признава се приход от дарение.
  Д-т с/ка 3020/
  К-т с/ка 4010 200 лв.
  К-т с/ка 7419 500 лв.

Изписване на СМЗ

• Предоставяне като дарение на небюджетна организация: Д-т с/ка 64ХХ/К-т с/ка 3020, 3040, 3030
• При изкупуване на продукция на цени много над пазарните от небюджетни организации разликата се отчита като дарение:
  Д-т с/ка 3ХХХ/К-т с/ка 4010
  Д-т с/ка 64ХХ/К-т с/ка 4010
  Д-т с/ка 4010/К-т с/ка 50 с платената сума;
• При продажба на СМЗ- разхода се отчита по с-ки от подгрупа 611 Д-т с/ка 6111/К-т с/ка 3010
  Незавършено производство
  Д-т с/ка 6112/К-т с/ка 3020 Материали
  Д-т с/ка 6113/К-т с/ка 3030 Продукция
  Д-т с/ка 6114/К-т с/ка 3040 Стоки
  Д-т с/ка 6115/К-т с/ка 3100 Млади животни и животни за угояване

Отчитане на продажбата на СМЗ

Аналогично на покупките на СМЗ и при продажбата на СМЗ с ДДС 14/2013 год. отчитането на продажбите към бюджетни и небюджетни организации е различно. В бюджетния сектор в по-голямата си част размяната на активи се извършва чрез прехвърляне без заплащане. В тези случаи от гледна точка на сводирания отчет не настъпва никаква разлика. Има случаи обаче, когато между бюджетните организации се извършва чиста търговска сделка, която по същество не се различава от сделките с небюджетни организация. За самостоятелните бюджетни организации възникват активи, пасиви, приходи и разходи. На сводирано ниво, обаче тези транзакции следва да бъдат елиминирани, защото в противен случай водят до изкривяване на информацията. Това е причината сделките между бюджетните организации да се отчитат различно от сделките с небюджетните организации.

• Продажба на небюджетна организация
  Д-т с/ка 4110
  К-т с/ка 7111 Незавършено производство
  К-т с/ка 7112 Материали
  К-т с/ка 7113 Продукция
  К-т с/ка 7111 Стоки
  К-т с/ка 7115 Млади животни и животни за угояване
• Продажба на бюджетна организация
  Д-т с/ка 4522/К-т с/ка 7111, 12,13, 14,15
  Д-т с/ка 6111,12,13,14,15/К-т с/ка 3ХХХ
  Д-т с/ка 7180/К-т 4960 записване на коректива
• При плащането
  Д-т с/ка 4960/К-т с/ка 4522
  Д-т с/ка 5013/К-т с/ка 7511

СМЗ с продължително използване (над една година) вложени в употреба (ММП)

СМЗ с продължително използване (над 1 година) се изписват на разход при предоставяне за употреба:

Д-т с/ка 601Х/К-т с/ка 3ХХХ

В зависимост от утвърдената счетоводна политика и праг на същественост за съответната организация някои от тях могат да бъдат заведени по задбалансовата сметка 9909 с цел контрол.

Д-т с/ка 9909/К-т с/ка 9981

Предоставени като възнаграждение на персонала СМЗ

Предоставените като възнаграждение на персонала СМЗ се отчитат във връзка с указанията на т.2.10.2 от ДДС 20/2004 год., по сметка 6049. Счетоводните статии са:

Д-т с/ка 6049/К-т с/ка 711; 4511
Д-т с/ка 611/К-т с/ка 3ХХХ

Извадка от ДДС 20/2004 във връзка с предоставянето на персонала на стоки и услуги

• 19.3.1. като общо правило, използваните от персонала стоки и услуги, придобити/заплащани от бюджетните предприятия, се отчитат като разходи за възнаграждения на персонала в натура (6049), когато стоките и услугите се потребяват от служителя/работника или неговото домакинство по негово усмотрение и желание за лични нужди, несвързани с дейността на предприятието и когато те са предоставени за извършена работа;
• 19.3.2. аналогично, когато такива стоки и услуги се използват от персонала за целите на дейността на бюджетното предприятие (работно облекло, храна за работа при вредни условия и други подобни случаи), тези разходи се класифицират като разходи за издръжка (материали, външни услуги, командировки, наеми и др.);
• 19.3.3. по отношение на предоставените на персонала материални запаси се прилагат правилата и процедурите, регламентирани в т. 2.10 от настоящите указания;
• 19.3.4. възстановяването/реимбурсирането от предприятието на извършени от персонала разходи за активи и услуги, които се използват в дейността на предприятието, се отчита като текущи разходи по съответните сметки за дадения вид разход (материали, външни услуги, командировки, наеми и др.);
• 19.3.5. предоставените към възнагражденията средства за СБКО, облекло и други подобни се отчитат като разходи за парични възнаграждения за персонал. Когато със средствата за СБКО се придобиват дълготрайни активи, които остават в предприятието за ползване от персонала, тези активи се отчитат по общия ред, като активи на предприятието. Когато със средствата за СБКО се извършват разходи за допълнително доброволно осигуряване за сметка на работодателя, сумите се отчитат като разход по съответната сметка от подгрупа 605. В случаите, когато със средства на СБКО се закупуват стоки и услуги, които се потребяват директно от персонала (например абонамент за медицинско обслужване), разходите се отчитат като разходи за персонал в натура;
• 19.3.6. заплащаният от предприятието наем за жилището на служителя, което може да се използва и от неговото домакинство, се отчита като разход за персонал в натура. Заплащането на наем и разходите по настаняване на персонала при изпълнение на служебни задължения (пътуване, командировка и др.) и съответното помещение не може да се ползва от домакинството, се отчита като текущ разход за издръжка;
• 19.3.7. плащанията на външен превозвач за транспорт на персонала до местоработата и обратно (включително и закупени абонаментни карти за пътуване), се отчитат като разходи за персонал в натура, а когато превозването се организира от собствен транспорт, тези разходи се отчитат по сметките за съответния вид разход (материали и др.);
• 19.3.8. предоставените ваучери за храна и други подобни бонуси, се отчитат като разходи за персонал в натура;
• 19.3.9. класифицирането на разходите по тази точка не води до промяна в начина на бюджетиране и отчитане на касова основа на тези позиции, нито променя начина на отчитане на съответните данъци (включително данъчни кредити), такси и осигурителни вноски, произтичащи от тези разходи.

Параграфи и сметки за отчитане на СМЗ и разходи за СМЗ

Съответствието на счетоводните сметки, отчитащи СМЗ, разходите за тях и параграфите от ЕБК, отчитащи плащанията за СМЗ е представена в следната таблица:

Преминаване към сметкоплана от 2014

С ДДС 14/2013 год. в СБО за отчитане на СМЗ се предвижда само сметка 3020 и се премахват сметки: 3021, 3022, 3023,..3029. Салдата по тези сметки се прехвърлят със счетоводна статия:

Д-т с/ка 3020/К-т с/ка 3021, 3022,..3029

Тъй като аналитичността по тези сметки понякога е доста обемна и със сложна организация ДДС 14/2013 допуска до края на 2015 год. бюджетните организации да работят в счетоводната си система с контрасметки. Това означава, че текущо за целите на аналитичната отчетност те са можели да продължат да използват сметките от СБП – 3021, 3022, …3029, но в края на отчетния период за целите на изготвяне на оборотната ведомост за МФ оборотите по тези сметки трябваше да бъдат сторнирани чрез съответните контрасметки и да бъдат представени по сметка 3020. Въпреки това обаче, макар и само на аналитично ниво ние препоръчваме тази информация да се запазва, което ще доведе до по-лесно определяне на кореспонденцията на сметка 3020 с разходните сметки от грипа 601.

Автор: Елеонора Билбилева – РО
За всички, които биха желали да организират счетоводството на бюджетната организация по начин, който да отговаря на всички бюджетни изисквания и да го управляват с лекота вижте следния линк:
http://www.ada-soft.bg/bg/mproducts/forbudget/budgetaccounting2